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La gestion des notes de frais est un sujet qui concerne presque toutes les entreprises. Elle peut occasionner des pertes et des conflits si les dirigeants n’optent pas pour une bonne stratégie. Ainsi, nous allons vous orienter vers une solution qui vous permettra de simplifier la gestion des notes de frais et d’éviter ainsi tout problème.
Comprendre les notes de frais
Les notes de frais regroupent toutes les dépenses engagées par un salarié ou par le chef de l’entreprise lorsqu’il se déplace pour une mission. Les notes de frais sont uniquement valables s’il s’agit de dépenses effectuées dans l’intérêt de l’entreprise, c’est-à-dire qu’elles étaient nécessaires pour les besoins de l’activité et peuvent être prouvées par des justificatifs.
Généralement, la gestion des notes de frais doit être prévue dès la création de la société. Donc, il faut prédéterminer les personnes responsables de la réalisation des divers traitements, les fonctions à leur attribuer et les règlements de la procédure.
L’établissement des notes de frais
Les notes de frais sont établies par les personnes qui les ont engagées. « Note de frais » est l’intitulé du document constituant les dépenses de mission, dans lequel on doit trouver les détails et les justificatifs de toutes les charges. L’établissement des notes de frais peut se faire de manière manuscrite ou au moyen d’un tableur Excel. Dans la plupart des cas, le remboursement a lieu à chaque fin du mois, mais il est également possible de demander une avance. Puisqu’aucune loi ne prévoit de délai, la délivrance d’une note de frais dépend de la procédure de chaque entreprise.
Les dépenses acceptables
Les notes de restaurant sont considérées comme des frais si le motif de l’invitation et le nom des invités sont mentionnés sur le justificatif. Doivent également y figurer les informations exactes sur l’établissement : son appellation et son adresse exacte.
Les dépenses de logement sont indemnisables si l’employé ne peut pas rentrer chez lui à cause d’une distance trop éloignée (plus de 50 km), ou que son lieu de résidence est mal desservi par les transports en commun (plus d’une heure et demie de trajet).
Les indemnités kilométriques concernent les personnes utilisant leur voiture personnelle dans le cadre d’une mission pour l’entreprise. Le remboursement des frais sert à couvrir les dépenses liées au fonctionnement du véhicule, telles que le carburant, les réparations ou l’assurance. Vous pouvez vous rendre ici pour découvrir les critères de choix d’un véhicule professionnel.
Les frais forfaitaires sont acceptables à condition que le barème de calcul s’affiche sur le site de l’URSSAF. Ce barème est mis à jour chaque année. Tout autre frais est recevable, à condition d’avoir été effectué dans l’intérêt de l’entreprise et d’être prouvé par un justificatif.
N2F.com, un outil pour faciliter la gestion des notes de frais
Simplifiez-vous la gestion des notes de frais avec N2F.com. Il s’agit d’une application mobile conçue spécialement pour la gestion des notes de frais pour les professionnels. Disponible sur iOS et Android, N2F facilite grandement l’enregistrement des frais professionnels, tels que les frais kilométriques ou le remboursement des notes de restaurant. L’application est dotée d’un OCR (reconnaissance optique des caractères) qui scanne les justificatifs et pré-saisit les données.
Cette solution convient parfaitement à la gestion comptable des entreprises, avec la possibilité de paramétrer les règles de validation, les exports personnalisés, les plafonds des dépenses… N2F est une solution très pratique autant pour les salariés, que les dirigeants et le comptable de l’entreprise.
Les avantages d’une gestion automatique
La gestion des notes des frais s’avère être une tâche chronophage, aussi bien pour les employés que pour les employeurs. D’où la nécessité d’utiliser un logiciel de gestion automatique dédié aux professionnels.
Voici les atouts majeurs des logiciels de gestion des notes de frais :
Un processus amélioré : les logiciels spécifiques mettent de l’ordre dans l’organisation des notes de frais. Ils permettent d’accélérer les démarches comptables. De cette façon, il est facile de tracer toutes les dépenses et de bien suivre le déroulement des validations des notes de frais jusqu’au paiement.
Un gain de temps remarquable : tout le monde sera épargné de la saisie manuelle des notes de frais. Une fois que tous les éléments sont digitalisés, le transfert des données sera beaucoup plus simple et plus rapide.
Un excellent contrôle : grâce à la configuration du logiciel selon la politique de l’entreprise, le salarié ne peut pas excéder les dépenses autorisées. La société peut vérifier les dépenses effectuées par son employé via le logiciel. Ainsi, le refus de paiement de l’entreprise peut être justifié au cas où le salarié n’a pas respecté le règlement.
Un enregistrement direct des dépenses par le comptable : les notes de frais doivent être sauvegardées dans la comptabilité de l’entreprise. C’est pourquoi, les applications de note de frais permettent d’importer automatiquement les données saisies par le salarié sur le logiciel de comptabilité, suite à la validation de l’employeur.
Le remboursement des notes des frais
Le remboursement des notes de frais peut se faire au réel, c’est-à-dire par paiement du montant exact des dépenses engagées et justifiées. Le remboursement peut également se faire de manière forfaitaire, ce qui consiste à effectuer une indemnisation basée sur un barème forfaitaire fixé par l’URSSAF. Il est également possible de procéder à la déduction supplémentaire pour frais. Ce dernier mode de paiement est plafonné à 7 600 € par an.
Les frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales lorsqu’ils sont justifiés et ne dépassent pas le seuil fixé par l’administration (URSSAF). Les frais réels (comme le paiement des tickets de péage) sont ainsi déchargés de ces cotisations. Les frais jugés trop importants y seront, quant à eux, soumis.
Sachez que dans certains cas, l’entreprise peut récupérer la TVA sur les notes de frais, mais il y a des conditions fiscales à respecter. Pour récupérer la TVA, il faut que les dépenses correspondent aux besoins de l’entreprise et puissent être prouvées au moyen d’une facture au nom de la société. Le montant de la TVA due doit s’afficher également sur la facture.
