Que peut-on passer concrètement en note de frais ?

Que peut-on passer concrètement en note de frais ?

Il est fréquent pour un salarié, de payer de sa poche certaines dépenses relatives à l’activité qu’il mène. Pourtant, ces dépenses sont normalement subventionnées par l’entreprise qui l’emploie. L’individu concerné doit donc, à juste titre, être indemnisé. Pour cela, les dépenses effectuées sont reportées à la charge de l’entreprise à l’aide d’un formulaire prévu à cet effet : la note de frais.

Cependant, ces dépenses n’y figurent que si elles sont éligibles aux remboursements. Voici, pour les plus curieux, les différentes situations qui peuvent concrètement être prises en compte dans l’établissement de ce formulaire.

Retour sur la note de frais : la garantie de remboursement des professionnels

note de frais

Les dépenses professionnelles servent au bon fonctionnement des activités de l’entreprise. De fait, ce formulaire occupe une place importante dans la comptabilité. Il est établi par le salarié et comptabilise l’ensemble des frais personnels engagés dans la réalisation de son activité dont il demande un remboursement.

Suite à cela, la note de frais passe par un long processus d’approbation, suivant le principe de gestion des notes de frais propre à l’entreprise. Pour faciliter ce long processus, il convient qu’entreprises et salariés discutent des différentes situations pouvant faire l’objet de remboursement aux salariés et des conditions auxquelles elles sont soumises.

Ce qu’on peut concrètement passer en note de frais

Vous l’avez compris ! Ce formulaire est la garantie qu’ont les salariés d’être indemnisés pour les dépenses réalisées pour l’activité professionnelle dans l’intérêt de l’entreprise. Ces dépenses font l’objet d’un remboursement intégral ou forfaitaire. Toutefois, pour être approuvées, elles doivent être raisonnables et dûment justifiées. Les justificatifs nécessaires varient également d’une situation à l’autre. Pour figurer sur une note de frais, il n’y a pas de liste exhaustive.

application pour les notes de frais

Les principales situations dans lesquelles une indemnité est recevable sont :

Les déplacements

Il prend en compte les transports en commun, le taxi, etc… Il faudra accompagner le formulaire du motif du déplacement, du lieu de mission et du nom du client. En cas d’utilisation d’une voiture personnelle, le carburant, les frais de péage et de parking sont aussi remboursables. Ceci à condition que figurent la distance parcourue et une copie de la carte grise du véhicule utilisé.

La restauration

La note de frais peut intégrer les dépenses faites pour un dîner d’affaires avec un client pour une prospection ou une mission. Il faudra sur renseigner le montant, le nom, la qualité des personnes invitées ainsi que le motif de l’invitation. Dans le cas des entreprises individuelles, il est aussi possible de se faire en partie rembourser les repas personnels. Ceci à condition de prouver qu’il est impossible de déjeuner à domicile.

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L’hébergement

Tout comme les frais pour la restauration, ces dépenses doivent être justifiées par le motif, la période de la mission et le montant de l’hébergement. De plus, il faudra, sur la note de frais, justifier valablement son incapacité à rentrer à son domicile durant cette période.

Les divers

Ces dépenses concernent la documentation, les frais de services (téléphone, internet), les frais d’équipement éventuels et bien d’autres. Ces frais sont remboursables, à condition d’être justifiés.

D’après tout contrat de travail, toutes les notes de frais doivent être remboursées aux salariés si elles respectent les conditions pour faire l’objet d’indemnité. Certaines entreprises peinent pourtant à s’y conformer. Des difficultés de gestion au manque de discernement, les raisons sont nombreuses. Pour l’heure, chaque acteur doit rester informé sur ce qui peut vraiment passer en note de frais et utiliser les outils qui leur faciliteront la tâche dans la gestion de leur activité professionnelle.

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