Comment préparer et réussir son événement d’entreprise

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Organiser un évènement d’entreprise peut paraître simple. Pourtant, tous les aspects doivent être maîtrisés pour garantir la réussite de ce rendez-vous professionnel. Comment s’assurer que le retentissement soit optimal pour son entreprise ?

Se fixer un objectif

Chaque évènement d’entreprise est prévu dans un but précis. Il peut aussi bien servir à développer sa visibilité ou améliorer la cohésion d’équipe. Pour assurer la réussite de ce moment fort, il faudra donc déterminer le type de public visé, le type d’évènement à organiser et le budget affecté à cet évènement.

Préparer l’évènement

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Cette étape est la plus longue car chaque élément va participer à la réussite de cette rencontre. Pour plus d’efficacité, il peut être judicieux de partager les tâches. La salle idéale doit être dénichée pour pouvoir accueillir les invités. Elle doit être adaptée à l’évènement et être parfaitement équipée, avec notamment un PAR à LED.

La date idéale devra ensuite être choisie. L’entreprise devra s’assurer que le maximum d’invités soient disponibles à cette période afin de réussir leur évènement en touchant un large public. En général, les mardis et jeudis sont les plus intéressants. Les vacances scolaires sont bien entendu à éviter car les parents sont nettement moins disponibles. Enfin, il faudra se renseigner sur les autres évènements organisés à la même période qui pourraient faire concurrence.

La logistique doit ensuite se mettre en place avec le contact des intervenants, la réalisation du programme, la location du matériel, la réservation du traiteur. Les invitations sont à envoyer environ trois semaines avant le jour J. Il faudra décider si elles sont à transmettre à mail ou par courrier selon le public visé.

Soigner sa communication

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Pour que les retombées de cet événement soient profitables à l’entreprise, la communication est essentielle. Multiplier les mails et les annonces permet d’accroître la visibilité de cette rencontre. L’utilisation des réseaux sociaux peut être pertinente afin de faire parler de ce moment fort. La presse et tous les médias disponibles peuvent être sollicités.

Exceller le jour J

L’accueil des invités est primordial pour laisser une bonne impression de son entreprise. La remise de badges à l’entrée est une excellente idée. En effet, ils mettent à l’aise et encouragent la communication entre les personnes présentes. Proposer des cafés, des programmes et des documents d’entreprise permet d’atteindre la réussite. Un questionnaire peut même être remis pour avoir l’avis des invités sur cet événement.

Communiquer après l’événement

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Une fois ce rendez-vous passé, des comptes-rendus peuvent être transmis ainsi que la présentation vidéo. A l’intention des participants mais aussi des personnes absentes, tous ces éléments participeront à la renommée de l’entreprise. Le site internet et l’intranet peuvent être enrichis de photos de ce rendez-vous.

Les vidéos et les photos ont également leur place sur les réseaux sociaux puisque la visibilité est optimale. Elles toucheront de nouveaux clients et partenaires pour faire évoluer l’entreprise. Les résultats des questionnaires sont également à communiquer par cette voie pour montrer le niveau de satisfaction et les avis positifs des invités.

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