Une entreprise développe des produits et des services pour séduire sa clientèle. Chaque effort vise à développer une image attractive. Pour une société qui se développe sur le long terme, l’accueil téléphonique revêt un caractère important. Il va constituer un élément majeur dans le rapport des clients et prospects avec l’entreprise.
Un message d’accueil sur-mesure
La règle en matière d’accueil téléphonique est de décrocher au plus tard à la troisième sonnerie. Pour être certain d’apporter une solution optimale, Phone Design se charge de créer et d’enregistrer un message qui va se déclencher dès la première sonnerie. De cette façon, le client ou prospect saura avec certitude que son appel sera pris en charge par les services compétents.
Quelle que soit la taille de l’entreprise, les premières minutes font toute la différence. Un accueil personnalisé permet de montrer l’implication de l’entreprise. Soucieuse d’apporter les réponses attendues, elle a mis en place un mode de fonctionnement optimal. Dès le début de l’appel, le message choisi par Phone Design va donner les renseignements attendus. Rassurer et orienter est idéal pour la clientèle fidèle mais aussi les nouveaux prospects.
Gérer l’attente téléphonique est important pour qu’elle ne soit pas pesante. Confier cette tâche à un prestataire expérimenté est l’assurance d’obtenir un message qui a du sens. Une solution haut de gamme indique que l’entreprise est informée de l’appel mais elle va aller plus loin. L’objectif est d’utiliser ce temps d’attente pour transmettre des informations intéressantes. Indiquer comment réaliser ses démarches, inviter à se rendre sur le site pour se simplifier la vie ou annoncer un évènement sont autant d’idées qui peuvent être exploitées.
Un message d’absence efficace
Lorsqu’un contact dans l’entreprise ne peut pas être joint, il est important de ne pas laisser le client face à une absence de réponse. Phone Design met en place un message répondeur complet pour aiguiller la personne qui appelle. La première étape consiste à indiquer que le numéro correspond bien au contact souhaité afin de rassurer.
Indiquer les heures où ce représentant de l’entreprise est disponible est important pour les clients et prospects qui ne souhaitent pas laisser de message. Nombreux sont ceux qui souhaitent être maître de leur démarche donc il est impératif d’en laisser la possibilité. Ces renseignements doivent donc faire partie du message.
Le message créé par Phone Design invite également à laisser ses coordonnées et l’objet de son appel pour être rappelé. Cette solution est considérée comme la plus indiquée pour conserver la satisfaction de sa clientèle. Sa démarche ne prendre que quelques minutes. Le conseiller ou le membre de l’entreprise pourra ensuite rappeler pour prendre en charge cette demande en lui consacrant tout le temps nécessaire.
Une approche professionnelle indispensable
L’importance d’avoir une clientèle satisfaite doit pousser les entreprises à faire le meilleur choix en matière d’accueil téléphonique. Lors des enquêtes réalisées auprès de la clientèle, ce point est en effet souvent abordé comme un problème particulier et récurrent.
L’entreprise reste souvent difficile à joindre ou les sonneries se succèdent sans avoir de réponse. Pour en finir avec cette situation, la mise en place de messages de qualité qui répondent à leurs attentes sont plus indiqués. L’expérience de Phone Design lui permet de composer puis d’enregistrer des messages de qualité, pour améliorer l’expérience client et satisfaire au mieux l’appelant.
Loin des solutions low cost qui ne correspondent pas forcément aux attentes des clients, Phone Design prend soin de mieux connaître l’entreprise et son public avant de réaliser des messages personnalisés qui ont du sens. L’objectif est de créer des messages pertinents qui ont un objectif et qui vont faire écho chez la clientèle.
Choisir ce type de prestataire est donc l’assurance de bénéficier d’une approche optimale. En se sentant compris, les clients et les prospects vont développer une image encore meilleure de l’entreprise. Les liens vont pouvoir se renforcer pour une relation sur le long terme. L’accueil téléphonique possède donc un rôle central à jouer, autant pour le bénéfice du client que de l’entreprise.
