Les documents jouent un rôle important dans le déclenchement du paiement : ils servent de preuve à l’expédition, indiquent les sommes à payer, précisent le moment où les biens changent de mains et deviennent la propriété de leur nouveau détenteur. Très souvent, des paiements ont été retardés par les erreurs ou omissions les plus élémentaires sur des documents.
C’est pourquoi les documents commerciaux doivent être très précis. La plus grande rapidité possible est également nécessaire : l’entreprise sera payée d’autant plus tôt qu’elle aura présenté les documents plus rapidement.
Aussi, est-il nécessaire de mettre en place un excellent système d’information de gestion permettant le suivi et le contrôle de quelques points spécifiques.
La politique commerciale de l’entreprise
Il est impératif de respecter, d’une part, les conditions de tarifs et de remises et, d’autre part, les conditions de règlement et les plafonds d’encours clients.
La gestion de l’entreprise englobe son aptitude à livrer selon les promesses et à contrôler les engagements du service des ventes. L’état des commandes reçues résulte par ailleurs de la circulation des duplicata des bons de commande.
Le contrôle des expéditions et de leur facturation
Les factures et les positions clients doivent être contrôlées périodiquement. Le respect des délais de livraison, correspondant aux demandes des clients et aux promesses des contrats de vente, dépend d’une intégration totale d’un ensemble de systèmes au sein de l’entreprise considérant les livraisons correctes comme un objectif capital.
Ne pas livrer comme promis augmente le coût de fabrication mais, en outre, accroît les frais généraux, fait perdre des commandes et diminue l’efficacité générale de toute l’entreprise.
Contrôle des retards
La décision à appliquer aux éventuels retards doit être bien définie. L’établissement d’un avoir doit être rapide ainsi que la liaison avec la comptabilité afin de mettre à jour les stocks et les comptes débiteurs.
Par ailleurs, un service minimum de suivi du compte client doit être mis en place dans l’entreprise.
Les tâches de ce service sont de trois ordres : assurer la gestion des comptes clients individuellement, surveiller les impayés éventuels, et prendre contact avec les services extérieurs pour le problème éventuel de recouvrement.
En effet, un tel service a pour but de ne pas avoir recours aux services extérieurs pour tous les problèmes de recouvrement qui peuvent se poser au sein de l’entreprise. Ce service assure la collecte des informations nécessaires à la prévention de l’impayé en assurant le suivi et les réponses aux problèmes tels que vérifier le positionnement du solde du compte client : satisfaisant ou non, surveiller les non-retours d’effets envoyés à l’acceptation, et rédiger les contrats spécifiques permettant une sanction en cas de non-paiement.
Outre le choix de modes de paiement précis et adaptés, bien recouvrer, c’est choisir un système de recouvrement et avoir des méthodes efficaces de recouvrement des impayés.
En fait, le recouvrement des créances peut se réaliser de façon interne ou externe à l’entreprise.
Système de recouvrement interne
Le système est interne lorsque c’est l’entreprise qui gère seule les comptes clients : gestion administrative de tous les cas avec une souscription éventuelle à une assurance-crédit pour couvrir les risques d’impayés.
Le système est externe lorsque l’entreprise pour tout ou partie fait appel à des aides extérieures : société de recouvrement, factor, etc. Les sociétés de recouvrement sont essentiellement tournées vers la gestion des impayés.
Le factor fournit quatre prestations à l’entreprise : Il gère l’ensemble des comptes clients de l’entreprise ; il apporte à l’entreprise la garantie de paiement de ses créances commerciales ; il agrée les nouveaux clients et aide donc à choisir financièrement la clientèle ; et il peut payer immédiatement tout ou partie des créances confiées et aider donc la trésorerie de l’entreprise.
Un des grands avantages du factor est la prise en charge des impayés et auparavant de toute la phase précontentieuse et contentieuse. En cas de gestion interne, ces phases sont à la charge de l’entreprise.
